#SIA2020

Natália Bruno Rabelo

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Título: O conceito de custódia: uma reflexão introdutória

Área temática: 1. Sistemas de gestão de arquivos

Autores: Natália Bruno Rabelo

Palavras-Chave: Arquivologia, Custódia, Autenticidade, Proteção, Preservação.

Resumo: Considerando a relevância da custódia para diversas reflexões teórico-práticas da Arquivologia, o objetivo deste estudo de natureza qualitativa foi sistematizar um conjunto de ideias dispersas por meio de pesquisa bibliográfica acerca do seguinte questionamento: “o que significa custódia no âmbito da Arquivologia?”. O critério para seleção da literatura fundamentou-se nas publicações clássicas e recentes da área. Sabe-se conceito de custódia, a partir de uma síntese dos dicionários de terminologia arquivística, é majoritariamente definido como responsabilidade jurídica pela tutela dos documentos, temporária ou definitiva, de guarda e proteção de sua posse física independente de sua posse legal ou propriedade. A exceção cabe à concepção norte-americana, a qual salienta o cuidado e controle para segurança e preservação dos documentos e divide o conceito de custódia física, a guarda mas não a propriedade, de custódia legal, exercida por instituição arquivística que detém propriedade sobre os documentos custodiados a fim de estabelecer uma política de acesso. Similarmente a este último, alguns autores da Arquivologia compreendem custódia como o exercício do arquivo público atuando sobre os documentos públicos. Além disso, a literatura acerca do assunto pode conter a questão da custódia implícita em pautas sobre outros assuntos, tal qual a convicção de arquivo como o conjunto de documentos produzidos ou recebidos oficialmente por uma repartição pública ou por seus funcionários sob custódia estabelecendo as diferentes responsabilidades pelos documentos subentendido em um contexto de transferência de documentos dos arquivos aos arquivos-gerais. Assim, são três elementos os considerados essenciais para definir custódia: (a) a posse, o ato dos documentos ficarem retidos pelo custodiante; (b) a responsabilidade legal da instituição de assegurar e preservar os documentos em relação à adulteração, subtração e danificação; (c) a relação dos documentos com as pessoas ou instituições que os preservam que precisa ser mantida. Portanto, a qualidade de um arquivo depende da manutenção da autenticidade dos seus documentos por meio da prova de uma linha contínua de custodiantes responsáveis. Um documento contém uma forma, é elaborado ou usado para registrar uma ação e preservado sob própria custódia para servir de evidência para o produtor ou pessoas envolvidas com a ação, pois o arquivo possui as seguintes qualidades: a imparcialidade por serem criados para registro de quaisquer evidências de ações de contextos jurídicos ou administrativos e a autenticidade que depende de uma preservação dos arquivos em custódia oficial. A guarda é realizada para uso legal ou cultural pois os documentos registram atividades de indivíduos ou instituições e servem de orientação, defesa e prova da própria existência. Logo, a administração pública preocupa-se acerca da dispersão de suas atividades e, consequentemente, geram-se arquivos centrais, como arquivo nacional, arquivo do estado e outros. A conservação dos documentos requer, além da custódia material, a manutenção do arquivo como lugar a fim de manter a integridade e evitar adulterações. Dessa forma, a guarda por si só não garante que os documentos não sofrerão intervenções e que sejam alteradas suas características essenciais, é preciso levar em consideração o princípio da proveniência, a ordem original e as condições adequadas de guarda e de acesso. Por exemplo, os documentos quando afastados da custódia de origem ou da posse do seu titular e retirados da sua devida organicidade, somente possuirão valor histórico se for este o caso pois somente existirá valor secundário quando mantido sob a devida custódia por ser parte da história da instituição ou importante para o conhecimento das atividades da administração. Os resultados da pesquisa sugeriram que os documentos de arquivo precisam de proteção tanto física quanto intelectual em favor de sua durabilidade e manutenção como documentos autênticos para fins de ação e referência pelo produtor ou para usuários de instituições arquivísticas.

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