Natália Araujo Lima

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Título: A aplicabilidade da classificação funcional e da tipologia documental para a Gestão de Documentos de Arquivos: estudo de caso no Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro.

Eixo temático: Sistemas de Gestão de Arquivos

Autora: Natália Araujo Lima

Palavras-Chave: Classificação funcional, Gestão de documentos, Sistema de Recuperação da Informação, Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro.


Resumo: Este trabalho visa apresentar o estudo desenvolvido no projeto de pesquisa intitulado “Linguagens Documentárias, Semântica e Representação da Informação Arquivística: Impactos da Análise, Tratamento e Disseminação da Informação na Sociedade do Conhecimento”, coordenado pela Profa. Dra. Rosale de Mattos Souza (UNIRIO). Tendo em vista que, a classificação arquivística é considerada matricial para o pensar e o fazer arquivísticos, subsidiando a eficácia da gestão de documentos de arquivos, a pesquisa questiona se a classificação/representação temática (por assunto) pode ser compatibilizada com a classificação funcional (por tipologia documental – por espécies e tipos documentais). Esta pesquisa tem como objetivo potencializar os sistemas de recuperação da informação, assim como, contribuir para os sistemas de gestão de documentos de arquivos, visando otimizar o acesso à informação aos cidadãos. O objeto analisado é o modelo de plano de classificação por tipologia (funcional), aplicado na área de educação, no Estado do Rio de Janeiro. Quanto ao aspecto teórico-metodológico foi realizado o levantamento de literatura sobre princípios da Arquivologia, gestão de documentos, teoria do conceito, taxonomia, vocabulário controlado, classificação arquivística, tipos de classificação, tipologia documental, e os dicionários de terminologia arquivística. Quanto ao aspecto da metodologia empírica, foi utilizado o Manual de Gestão de Documentos, elaborado pelo Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro, na orientação da gestão de documentos de arquivos para os diversos órgãos e entidades da administração pública estadual. Houve a aplicação desta metodologia nos órgãos da área de educação, com suas respectivas funções, atividades, atos, conceitos e documentos, contribuindo para um domínio de conhecimento na área de educação. A delimitação do estudo foi por amostragem de dois planos de classificação, o da Fundação de Apoio à Escola Técnica e o da Secretaria de Estado de Educação. A escolha por amostragem nesta área foi feita objetivando a comparação com a linguagem documentária, validada pelo Thesaurus Brasileiro da Educação, do Centro de Informação e Biblioteca em Educação, do Instituto Nacional de Pesquisa em Educação. Desta forma, comparamos em tabelas a amostragem coletada destes planos de classificação da área de educação, do Estado do Rio de Janeiro, com os termos utilizados no referido thesaurus, a fim de investigar se é possível ter uma equivalência entre os conteúdos, conceitos na classificação temática (por assunto) com a classificação funcional (por funções). A comparação de forma geral foi eficiente, apresentou-se várias espécies e tipos documentais que se reportam ao mesmo conteúdo principal. Percebeu-se que apesar de não ter uma equivalência exata com a tipologia documental e especificidade em alguns casos, podemos afirmar que a classificação funcional é mais eficiente na forma arquivística com conceitos, funções e atividades presentes no plano de classificação. Ademais, foi possível inferir que as taxonomias (termos hierarquizados), vocabulários controlados, tesauros, entre outros recursos, ferramentas e teorias de linguagens documentárias podem contribuir para a validação de termos, assim como, para a construção de bons sistemas de recuperação da informação. Consequentemente, essas ferramentas de representação dos conteúdos documentais poderão promover maior eficácia das funções de produção, classificação, manutenção, avaliação, destinação de documentos, enfim, para a Gestão de Documentos de Arquivos.

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